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无纸化会议需求分析

发布日期:2018-11-19

一、功能需求  

总体需求:使用信息化技术,通过文件的电子交换实现会议全过程的无纸化。其重点是:文件的网络传输、电子显示、智能编辑和权限控制;远程会议召开,会议数据实时共享;会议筹备的智能化,以及极佳的参会体验。  

按时序具体分为三个阶段需求:  

会前:包括会议通知、议题收集报送、会议方案审阅流转、会前资料上传下载、会议签到、会议进度查询等。实现会前资料的电子化传输,通知、签到的自动化;参会者提前熟悉议题内容,候会者掌握当前议程,做好参会准备。 

会中:包括议程资料管理、会议交流、资料查询、决议表决、同步阅读、终端控制、会议服务等。实现会议终端的权限管理,资料同步,会议终端的实时控制;电子文档的流畅阅读和便捷批阅,手写签批及笔迹保留,参会者批注下载;与会者间即时通讯,分组讨论,历史会议、相关资料即时查阅,投票表决自动统计;秘书、茶水服务呼叫,会议全程的音、视频记录。  

会后:包括会议资料销毁及会议记录管理,实现自动销毁显示终端上的涉密材料,对会议记录、表决结果进行整理,   对历史会议资料进行归档。 

二、软件需求    

软件能按常务会议流程进行功能定制。扩展性强,便于后续功能开发,以及与OA、其它系统的数据交互。 

三、硬件需求  

会议终端:包括领导与参会者的小型会议终端60台,会议室大屏演示终端2台,候会室会议进度显示终端1台。服务器:能满足100人左右会议需求。 

四、网络  

会场端:采取无线路由+AP方式解决,提供双线路。 至服务器端:要求能满足100人同时开会的数据量传输,适当冗余。 

五、安全      

应包括涉密资料安全、数据传输安全、会议过程权限分配等。